Acces utilizatori la pontaj aplicația desktop
Prin activarea acestei setări li se permite angajaților să acceseze pagina de pontaj din aplicația desktop
Modificări fără aprobare
Prin această setare elimini fluxurile de aprobare pentru cererile de pontaj. Cu setarea activă orice angajat va putea să își adauge pontaje noi și să își modifice pontajele proprii. Cererile generate se vor aproba automat fără intervenția unui manager.
Sistemul de pauză
Prin această setare poți să pornești modulul de pauză și să definești câte minute oferi angajaților tăi drept pauză. Dacă pauza acordată angajaților face parte din norma de lucru setează numărul de minute disponibile. Dacă pauza este în afara normei de lucru și timpul petrecut în pauză trebuie recuperat, setează minutele disponibile la 0. Pentru a activa această setare acționează bifa din rubrica setării și introdu numărul de minute pe care dorești să le acorzi ca și pauză din timpul de lucru.
Prin activarea acestei setări activezi întreg sistemul de pauză în modulul de pontaj. Implicit va apărea opțiunea pentru fiecare utilizator de a trece dintr-un pontaj activ de timp într-un pontaj de pauză. Pauza pontată se va cumula cu timpul de lucru pontat în limita minutelor acordate în rubrica setării. Timpul pontat drept ”pauză” peste limita acordată nu se va cumula spre completarea normei de lucru.
Marjă de pontaj complet
Prin această setare poți să modifici clasificarea statusului ”pontaj complet”. Statusul ”pontaj complet” se acordă atunci când un angajat pontează un număr de ore echivalente cu norma de lucru în contract. Deoarece rareori se vor ponta cu exactitate orele respective, prin setare poți introduce o marjă de flexibilitate. Setarea este mereu activă și trebuie doar să specifici numărul de minute de flexibilitate pe care dorești să le acorzi.
De exemplu, dacă un angajat are o normă de lucru de 8 ore și setezi 10 minute marjă, pontarea a 7 ore și 50 de minute se va considera pontaj complet. Orice pontaj sub 7 ore și 50 de minute se va considera pontaj ”sub normă”. Pontarea a 8 ore și 10 minute se va considera, din nou, ”pontaj complet”. Orice valoare peste 8 ore și 10 minute se va considera pontaj ”peste normă”.
Pentru a modifica marja de timp acordată, introdu un nou număr de minute în câmpul aferent și apasă pe butonul ”Modifică”.
Calcul ”zi lucrată”
Prin această setare poți să definești procentul din norma de lucru care trebuie să fie completată pentru ca o zi să fie considerată ”lucrată”. Această setare ajută la calculul de ”zile lucrate” și ”tichete de masă”. Este în special util în cazul companiilor în care angajații lucrează în ture de noapte, care trec de miezul nopții. Acești angajați au intrări de pontaj în ambele zile (înainte și după miezul nopții), astfel ca sistemul să considere doar una dintre zile ca ”zi lucrată”, trebuie setat un procent pentru calcul (ex: 51%).
Pentru a activa calculul de ”zi lucrată” bifează setarea, setează un procentaj și apasă pe butonul ”salvează”. Schimbările de calcul se vor reflecta în condica de prezență.
Zile lucrătoare
Cu această opțiune vei putea seta zilele care se vor considera ”zile lucrătoare” pentru un grup de utilizatori. Această setare afectează calculul normei de lucru lunare și calculul numărului de tichete de masă.
Intervale orare
Cu această opțiune vei putea seta intervale orare pe care dorești să le urmărești în mod separat în condica de prezență. Timpul din aceste intervale se calculează automat și retroactiv.
Automatizări
Depontare Automată
Prin această setare poți seta o oră fixă la care fiecare pontaj se oprește automat. Fără această setare pontajele continuă până în momentul în care utilizatorul se depontează. Pentru a porni această setare, acționează bifa în rubrica setării, introdu ora la care dorești depontarea automată și apasă butonul ”Setează timpul de oprire”.
Depontare automată la finalizarea normei de lucru
Prin activarea acestei setări sesiunea activă de timp va fi oprită automat la îndeplinirea normei de lucru prestabilite.
Timp pe proiect în timp înregistrat
Prin această setare poți transforma timpul pontat în Papervee Proiecte în timp de lucru în Papervee Core HR. Atenție! Dacă ai această setare activată și angajații din spațiul de lucru se pontează în Core HR, dar și în Proiecte, pontajele în Core HR se vor dubla. Recomandăm folosirea acestei setări doar dacă angajații folosesc concomitent doar una dintre aceste metoda de pontaj.
Ajustare Pontaj
Rubrica de Ajustare Pontaj conține mai multe setări prin care se pot automatiza anumite ajustări ale timpului de lucru. Aceste ajustări se fac la ora stabilită în rubrică. Recomandăm ca ora aceasta de ajustare să fie la o oră în care nu mai sunt angajați activi la lucru.
Transformare timp în pauză:
Prin această setare, poți stabili un anumit număr de minute, care automat la ora de ajustarea a pontajului se vor transforma din timp înregistrat în timp de pauză. Setarea este utilă în momentul în care dorești ca angajații să nu trebuiască să ponteze în mod manual timpul zilnic de pauză, dar totuși vrei ca un anumit timp din ziua de lucru să fie considerat pauză.
Un exemplu ar fi o companie la care programul de lucru este de la 8:00 la 16:30 și în acest timp se include o pauză de masă de 30 de minute. În setare se vor stabili 30 de minute. Angajații vor ponta 8 ore și 30 de minute fără întrerupere. În momentul ajustării de timp, sistemul va transforma pontajul lor și vor avea 8 ore lucrate și 30 de minute pauză.
Ora de la care poate să înceapă pontajul:
Prin această setare, poți stabili ora de la care se pot începe pontajele. Dacă un pontaj a început înainte de ora stabilită, acesta va fi modificat de către sistem în mod automat la ora ajustării de pontaj și va fi trunchiată, să înceapă cu ora prestabilită.
Un exemplu ar fi o companie la care programul de lucru începe de la 8:00. Dacă un angajat se pontează la 7:50, la ora de ajustare a pontajului timpul de începere a acestuia se va modifica la ora 8:00 și astfel va pierde acele 10 minute de pontaj.
Transformă programul de lucru în pontaj
Prin activarea acestei setări, programul de lucru setat în prealabil va fi transformat în pontaj (timp înregistrat) în mod automat.
Metode de pontaj
Pontaj prin aplicația mobilă
Această metodă de pontaj presupune ca fiecare utilizator să aibă acces la un smartphone cu o conexiune la internet. Din meniul de manager, opțional, putem seta:
Fotografiere în momentul pontării: prin activarea acestei setări utilizatorul va fi fotografiat în momentul în care se pontează/depontează prin aplicația mobilă
Colectarea geolocației utilizatorului: prin activarea acestei setări locația utilizatorului va fi preluată la momentul pontării/depontării prin aplicația mobilă. Adițional, se poate seta o limitare a pontajului prin geolocație. Pentru a activa această opțiune, va trebuie setată in prealabil o zonă din meniul Setări-Papervee Apps-Pontaj-Zone GPS de pontaj
Pontaj prin cod QR
Prin activarea acestei setări utilizatorii se vor putea ponta cu ajutorul aplicației mobile Papervee, scanând un cod QR unic, disponibil pe un dispozitiv de pontaj pus la dispoziție de către manager.
Pontaj prin Papervee Hub RFID
Prin activarea acestei setări utilizatorii se vor putea ponta prin scanarea cartelei RFID pe un dispozitiv de pontaj instalat în incinta locului de muncă.
Pontaj prin Papervee Virtual Hub
Prin activarea acestei setări utilizatorii se vor putea ponta prin introducerea unui PIN personalizat pe un dispozitiv de pontaj pus la dispoziție de către un manager.